Kedy je potrebné osvedčiť (overiť) podpis účastníka na zmluve je zakotvené v § 42 ods. 3 katastrálneho zákona. Osvedčenie podpisu znamená overenie, že ide o podpis konkrétnej osoby, spravidla identifikovanej podľa občianskeho preukazu. Osvedčenie podpisu vykonávajú notári a obecné, či mestské úrady. Osvedčenie podpisu je spoplatnené.
Podľa § 42 ods. 3 zák. č. 162/1995 Z.z. o katastri nehnuteľností a o zápise vlastníckych a iných práv k nehnuteľnostiam (katastrálny zákon): „Podpis prevodcu na zmluve, podpis povinného z predkupného práva, podpis povinného v prípade vzniku vecného bremena alebo podpis oprávneného v prípade zániku vecného bremena na zmluve, podpisy spoluvlastníkov na zmluve o zrušení a vyporiadaní podielového spoluvlastníctva alebo pri vyporiadaní bezpodielového spoluvlastníctva manželov musia byť osvedčené podľa osobitných predpisov;10a) ak sú tieto osoby zastúpené, ich podpis na splnomocnení musí byť tiež osvedčený. To neplatí, ak je účastníkom zmluvy štátny orgán, Slovenský pozemkový fond, obec alebo vyšší územný celok, Železnice Slovenskej republiky alebo ak ide o zmluvu o prevode nehnuteľnosti vyhotovenú vo forme notárskej zápisnice alebo autorizovanú advokátom.“
Prvým typom zmluvy, na ktorej je potrebné osvedčiť podpisy, je zmluva o prevode nehnuteľností. V prípade prevodnej zmluvy sa osvedčuje len podpis prevodcu, t.j. toho, kto prevádza nehnuteľnosť druhému účastníkovi. Pri kúpnej zmluve je prevodcom predávajúci, pri darovacej zmluve je to darca. Zámenná zmluva je takisto prevodnou zmluvou, pričom v jej prípade sa musia osvedčiť podpisy všetkých účastníkov. Zámennou zmluvou totiž každý z účastníkov druhému účastníkovi prevádza určité nehnuteľnosti, t.j. každý z účastníkov zámennej zmluvy je jednak predávajúcim (ohľadom toho čo prevádza) a zároveň kupujúcim (ohľadom toho, čo nadobúda).
Ďalším typom je zmluva o zriadení, či zrušení vecného bremena. V prípade zmluvy o zriadení vecného bremena sa osvedčuje podpis toho, kto bude povinným z vecného bremena, t.j. ide o osobu, ktorá je vlastníkom nehnuteľnosti, na ktorej bude zapísané vecné bremeno ako ťarcha. V prípade zániku vecného bremena sa naopak osvedčuje podpis osoby, ktorej svedčí právo z vecného bremena – teda oprávnenej osoby, ktorá vecné bremeno vykonáva.
Na dohode o vyporiadaní bezpodielového spoluvlastníctva manželov sa osvedčujú podpisy oboch manželov.
Na dohode o zrušení a vyporiadaní podielového spoluvlastníctva musia byť osvedčené podpisy všetkých spoluvlastníkov.
Ak sa zmluva vyhotoví u notára vo forme notárskej zápisnice, alebo sa autorizuje u advokáta, podpisy žiadneho z účastníkov na zmluve nie je potrebné osvedčovať.
Takisto nie je potrebné osvedčovať podpisy špecifických účastníkov zmluvy ako je:
a) štátny orgán,
b) Slovenský pozemkový fond,
c) obec, mesto,
d) vyšší územný celok (samosprávne kraje),
e) Železnice SR.
Ak je účastník zmluvy zastúpený a zmluvu podpisuje jeho splnomocnenec (ten, kto zastupuje účastníka), osvedčenie podpisu splnomocniteľa (ten, kto je zastúpený) sa musí vykonať na plnej moci (§ 30 ods. 4 písm. c/ katastrálneho zákona), ktorá sa predloží do katastrálneho konania spolu so zmluvou. To značí, že napr. pri kúpnej zmluve sa osvedčí na plnej moci podpis predávajúceho a plnú moc zároveň podpíše aj zástupca (jeho podpis netreba osvedčiť). Následne zástupca (splnomocnenec) podpíše za predávajúceho aj kúpnu zmluvu a svoj podpis musí ešte osvedčiť, lebo ide o podpis predávajúceho (aj keď zastúpeného) podľa § 42 ods. 3 katastrálneho zákona. Zmluva a plná moc sa potom musia predložiť pri návrhu na vklad do katastra nehnuteľností ako prílohy návrhu.
Podľa § 30 ods. 4 písm. c) katastrálneho zákona: „Prílohou k návrhu na vklad je zmluva, na ktorej základe má byť zapísané právo k nehnuteľnosti do katastra, v dvoch vyhotoveniach. Ďalšími prílohami sú:
a) verejná listina alebo iná listina, ktorá potvrdzuje právo k nehnuteľnosti, ak toto právo k nehnuteľnosti nie je vpísané na liste vlastníctva,
b) identifikácia parciel, ak vlastnícke právo k nehnuteľnosti nie je vpísané na liste vlastníctva,
c) dohoda o splnomocnení, ak je účastník konania zastúpený splnomocnencom; podpis splnomocniteľa musí byť osvedčený, ak sa osvedčenie podpisu vyžaduje podľa § 42 ods. 3,
d) oznámenie podľa odseku 3 v papierovej podobe,
e) čestné vyhlásenie o splnení podmienok podľa § 59a Obchodného zákonníka alebo čestné vyhlásenie, že sa tieto podmienky na danú obchodnú spoločnosť nevzťahujú,
f) poverenie právnickej osoby udelené jej zamestnancovi, ak je účastníkom konania o návrhu na vklad právnická osoba, ktorá písomne poverí svojho zamestnanca v rámci svojej podnikateľskej činnosti podaním návrhu na vklad,
g) listiny, ktoré majú dôkaznú hodnotu pre konanie o návrhu na vklad.“